Hoe weet je welke taken je kan uitbesteden en welke niet.
Houd een dagboek bij met de taken die je zoal per dag en per week verricht en bekijk dan welke terugkomende taken je kan uitbesteden.
- Begin met het opschrijven van je dagindeling:
Bijvoorbeeld:
8 tot 9 uur Correspondentie en mails afhandelen
9 tot 10 uur Social media bericht maken en reacties beantwoorden
10 tot 11 uur Telefonisch contact met bestaande/nieuwe klanten
11 tot 13 uur Offertes maken en gemaakte afspraken noteren
13 tot 14 uur Lunchen en eventueel al naar een afspraak rijden/voorbereiden
14 tot 17 uur Afspraken aflopen of vergaderen, prospectie bezoeken, etc
Dit is natuurlijk voor elk bedrijf / ZZPer anders.
- Geef elke activiteit een kleur ( blauw voor afspraken, groen voor de correspondentie, geel voor socialmedia, etc etc). Geef je vrije tijd ook een kleur.
- Bekijk na 2 - 4 weken of er een evenwicht is tussen de kleuren. Als blijkt dat er meer tijd besteed wordt aan bijvoorbeeld de correspondentie en social media en minder aan de contacten en aan het maken van afspraken met nieuwe en bestaande klanten, dan is het tijd om dat te veranderen. Zonder nieuwe orders en tevreden klanten kunnen de doelstellingen niet behaald worden. Dit geldt ook als blijkt dat je teveel vrije tijd opoffert ( overwerken ) om je werk af te krijgen.
- Maak hierna eens een weekindeling door de taken / kleuren gelijk in te delen, geef aan wat je kan schrappen, waar je meer tijd voor moet uittrekken of kan uitbesteden.
Voorbeelden waar je aan kan denken als je een week indeling maakt:
- Vul de gemaakte afspraken en vergaderingen in
- Formuleer voor jezelf je week doelstelling en maak daar tijd voor vrij
- Maak een to do lijst
- Bepaal je prioriteiten en plan deze eerst ( denk aan je doelstelling)
- Houd 20% van je dag vrij voor onvoorziene zaken
- Cluster wat geclusterd kan worden ( telefoon, mailing, social media ( uitbesteding van dat soort simpele terugkomende zaken).
- Zorg dat je de zondag voor je gezin/vrienden vrij houdt
- Plan je prospectie bezoeken altijd aan het eind van de week of in de middagen, zo werk je eerst de belangrijke zaken af.
Als het goed is heb je een planning gemaakt waarin alle taken zo verdeeld zijn dat al je doelstellingen behaald kunnen worden. Is dat niet zo, dan wordt het tijd om voor deze taken iemand in te huren.